Chữ ký số là gì? Doanh nghiệp cần biết gì về chữ ký số?

Rất nhiều doanh nghiệp khi thành lập sẽ đăng ký mua và sử dụng chữ ký số để tiện lợi hơn trong việc giao dịch và quản lý giấy tờ. Vậy chữ ký số là gì? Doanh nghiệp khi hoạt động có bắt buộc phải dùng chữ ký số không?

1. Chữ ký số là gì?

1.1 Khái niệm chữ ký số

Căn cứ khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP nêu rõ:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Như vậy, chữ ký số (hay còn gọi là Token) là một dạng chữ ký bằng phương pháp điện tử.

Theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định như sau:

– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Chữ ký số được mã hóa và sử dụng dưới dạng một thiết bị kết nối là USB. Chữ ký số này được bảo mật bằng mã Pin riêng được cung cấp cho người sử dụng.

1.2. Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay

Loại chữ ký	Định nghĩa	Đối tượng áp dụng	Mục đích sử dụng
Chữ ký số doanh nghiệp	Chữ ký trên nền tảng số, có giá trị pháp lý như con dấu của tổ chức, doanh nghiệp.	– Pháp nhân đại diện doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. – Người đại diện công ty theo đăng ký kinh doanh	Phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản, đóng bảo hiểm xã hội, ký hợp đồng,…
Chữ ký số của cán bộ nhân viên thuộc doanh nghiệp	Tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân. Chữ ký số cá nhân được dùng để xác thực danh tính của người ký trong các chứng từ doanh nghiệp trên môi trường điện tử.	– Cán bộ thuộc bộ phận nhất định của doanh nghiệp; – Quản lý cấp trung, cấp cao trong doanh nghiệp.	Ký số các văn bản thuộc quyền hạn chức vụ trong doanh nghiệp, tổ chức.
Chữ ký số của cá nhân	Là chữ ký để xác thực danh tính người ký trong các giao dịch điện tử	Cá nhân	Ký trên các văn bản, tài liệu số để xác nhận nội dung.

Chữ ký số là gì (Ảnh minh hoạ)

2. Chữ ký số dùng để làm gì?

Chữ ký số là công cụ có rất nhiều ưu điểm, sử dụng chữ ký số là một biện pháp mang lại rất nhiều lợi ích:

– Thủ tục nhanh gọn, không cần trực tiếp ký tay: Thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước: phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản, đóng bảo hiểm xã hội, ký kết hợp đồng…

Theo Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT, hiện nay một số giao dịch điện tử với chữ ký số theo mô hình ký số trên thiết bị di động và ký số từ xa (sử dụng qua các App ký điện tử), người sử không cần USB Token, máy tính, vẫn có thể ký số đối với các giao dịch điện tử.

– Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí nhân công, di chuyển, doanh nghiệp không cần gặp gỡ nhau, giảm thiểu trở ngại về khoảng cách địa lý.

Lưu ý: Theo Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005, các bên tham gia giao dich phải cùng thoả thuận sử dụng chữ ký số thì việc ký bằng chữ ký số mới được coi là có hiệu lực.

– Chữ ký số đảm bảo tính chính xác, bảo mật dữ liệu: Chữ ký số là bằng chứng cho các giao dịch điện tử, nội dung đã ký kết, các bên không có cơ sở phủ nhận chữ ký của mình khi đã thực hiện việc ký số. Từ đó, hạn chế các tranh chấp không đáng có giữa các bên.

3. Mua chữ ký số ở đâu? Chi phí như thế nào

Cá nhân, tổ chức có thể mua chữ ký số từ đại lý chữ ký số của VIETTEL, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA…Các nhà cung cấp này được phép cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Chi phí sử dụng chữ ký số khoảng từ 02 – 03 triệu đồng/01 năm (tuỳ thuộc vào giá của đơn vị cung cấp và thời gian sử dụng).

4. Doanh nghiệp có bắt buộc dùng chữ ký số

Hiện tại không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.

Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:

Các trường hợp	Căn cứ pháp lý
Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.	Điểm e khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số.	Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật.	Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019.